MERAIH LABA? ATURLAH WAKTU

Mengatur waktu anda se-efektif mungkin adalah penting karena hal-hal berikut ini: (1). Waktu adalah sumberdaya yang mahal. Berbeda dengan kebanyakan sumberdaya lain, waktu dapat dihabiskan seluruhnya. Waktu yang hilang tak pernah dapat didapatkan kembali. (2). Anda akan perlu waktu tambahan jika anda ingin memproritaskan penyelenggaraan gagasan-gagasan untuk meningkatkan laba yang dipilih dari buku ini. (3). Cara-cara yang anda kembangkan untuk menggunakan waktu anda secara lebih efektif dapat diteruskan kepada para manajer lain dan para karyawan, yang pada gilirannya akan menghasilkan penghematan-penghematan lagi bagi perusahaan anda.

Dibawah ini diberikan beberapa hal penting untuk membentuk mengatur waktu anda secara lebih menguntungkan.

1.      Buatlah analisis waktu anda, ambil tindakan perbaikan

Untuk menghemat waktu, anda harus mengetahui laba dulu di mana anda akan kehilangan waktu. Cara yang sederhana untuk menyelenggarakannya ialah membuat buku harian sebaiknya paling sedikit selama 2 atau 3 hari. Dalam buku itu anda mencatat bagaimana anda menggunakan waktu anda. Tiap seperempat jam anda catat apa yang anda perbuat selama jangka waktu itu. Catatlah semua gangguan, berapapun lamanya. Pada akhir tiap hari jumlahkan seluruh waktu yang dihabiskan untuk setiap kegiatan.

Menganalisis bagaimana anda memanfaatkan waktu anda dengan cara ini mungkin akan mengungkapkan beberapa hasil yang mengherankan, bahkan mengejutkan. Misalnya:

a)  Tugas-tugas prioritas pertama yang sepengetahuan anda harus anda laksanakan, mungkin tidak terlaksana gara-gara anda selalu menundanya karena ada “gangguan-gangguan dan hal-hal tak terduga”.

b)   Mungkin waktu anda tanpa gangguan paling lama adalah 10-12 menit.

c)   Anda mungkin akan kecewa mengenai jumlah waktu yang anda gunakan untuk membuat perencanaan.

d)   Sebagian besar pekerjaan anda mungkin merupakan pengulangan dan dapat didelegasikan kepada para bawahan.

e)   Karyawan-karyawan tertentu menghabiskan jumlah waktu anda untuk masalah-masalah yang sepele.

f)    Anda menghabiskan paling sedikit satu jam sehari untuk berbicara di telepon.

g)   Pertemuan-pertemuan barangkali menghabiskan lebih banyak waktu daripada yang seharusnya karena berlarut-larut.

Setelah mengidentifikasi bidang-bidang masalah dalam hal bagaimana menggunakan waktu anda, anda dapat mengambil tindakan yang cocok untuk menghilangkan bidang-bidang masalah itu.

2.      Sistem daftar prioritas

Cara sederhana dan yang paling menguntungkan untuk merencanakan penggunaan waktu anda adalah menggunakan beberapa menit terakhir setiap hari untuk menyusun sebuah daftar tugas-tugas yang paling penting untuk hari berikutnya. Pastikan bahwah tugas-tugas dalam daftar anda sungguh-sungguh merupakan tugas-tugas yang harus diprioritaskan sehingga harus anda perhatikan. Lalu berilah tugas-tugas itu angka urut sesuai dengan kepentingannya. Mulailah hari berikutnya dengan tugas yang paling penting. Bertahanlah sampai tugas itu selesai dan jangan cemas apabila anda hanya menyelesaikan dua atau tiga tugas terpenting pada daftar anda, bahkan jika anda menyelesaikan satu tugas. Yang  penting ialah bahwa anda menyelenggarakan tugas-tugas yang paling penting. Yang lain bisa menunggu.

Jika anda tidak dapat menyelesaikan tugas-tugas yang tinggi prioritasnya, dengan mengunakan sitem ini, anda tidak akan dapat menyelesaikannya dengan cara lain manapun. Lagipula, tampa sistem sederhana ini besar kemungkinannya anda bahkan tidak dapat menentukan hal-hal mana yang harus anda prioritaskan dan perhatikan. Setelah sistem ini berjalan untuk anda, biarkan para bawahan anda mencobanya.

3.      Pendelegasian

Di banyak perusahaan dewasa ini para manajer kekurangan waktu, akan tetapi para bawahan mereka kadang-kadang merasa kekurangan pekerjaan. Sebagian dari masalah itu biasanya disebabkan oleh keseganan di pihak seorang manajer untuk mendelegasikan karena “Saya dapat melaksanakannya sendiri dengan lebih baik”. Tetapi, pendelagasian adalah sangat menentukan  apabila orang harus memperoleh pengalaman dan sebuah perusahaan ingin berkembang dan makmur, Beberapa pokok penting mengenai pendelegasian adalah:

a)  Bila mendelagasikan sebuah tugas pastikanlah untuk mendelegasikan baik tanggungjawab maupun wewenang. Tanggungjawab berarti keharusan menyelesaikan tugas dan pengambilan keputusan-keputusan, yang harus dipertanggungjawabkan bawahan itu. Wewenang berarti kekuasaan yang diperlukan untuk memungkinkan bawahan tersebut memenuhi kewajibannya.

b)  Tugas dan keputusan seharusnya didelegasikan kepada orang termuda yang kenyataannya diperlukan serta memiliki kemampuan yang dibutuhkan untuk memenuih tugas dan keputusan tersebut. Hal ini banyak menghemat waktu bagi para atasan.

c)  Malahan apabila anda ingin mengambil; keputusan sendiri, banyak waktu dapat dihemat jika anda mendelegasikan pekerjaan yang terperinci kepada orang lain. Suruhlah mereka menyelidiki situasinya dan kembali kepada anda dengan beberapa alternatif sambil menyarankan salah satu di antaranya.

4.      Urusan surat-surat sekali saja

Urusan setiap surat sekali saja. Banyak orang menghabiskan waktu mereka dengan mengurus dan mengurus kembali bertumpuk-tumpuk surat. Daripada demikian, bagilah surat-surat menjadi tumpukan A, B dan C. Tumpukan A masukkan ke dalam sebuah laci yang mudah dicapai. Tangani tumpukan A dahulu, lalu tumpukan B. Persoalan-persoalan C hendaknya ditumpuk saja dan lakukanlah kalau terpaksa saja atau lupakan saja atau sebaiknya dibuang saja.

5.      Tindakan-tindakan penghematan waktu lain

Terdapat banyak sekali cara untuk dapat memperoleh lebih banyak waktu. Pengaruh sangat besar. Misalnya:

a)   Kurangi penulisan laporan. Tak ada yang lebih baik dari pembicaraan tatap-muka.

b)  Gunakan sebuah mesin dikte untuk menjawab surat. Atau biarkan sekretaris anda menjawabnya sendiri. Lebih baik lagi, tulis jawaban anda pada surat aslinya dan kirimkan kembali.

c)   Kurangi penyelenggara rapat. Mulailah rapat anda pada jam terakhir dan adakan sambil berdiri, termasuk anda sendiri.

Ingat hal yang telah dikemukakan semula: masalah-masalah waktu yang anda alami barangkali juga dialami oleh manajer-manajer dan staf lain di dalam perusahaan anda mengatur waktu secara lebih efektif, teruskan ide-ide tersebut kepada orang-orang lain sehingga keuntungan bagi perusahaan anda berlipat ganda.

Sumber : F. John Morine, Teknik Meningkatkan Laba.